Réunion d'information

A l’ordre du jour :

-         Le détail de chacune des Etapes avec la Carte du Parcours, le kilométrage de chacune ainsi que les dénivelés. ( visible sur www.openrunner.com )

-         Budget prévisionnel détaillé : 450 € maximum resteront à la charge de chaque cyclo   ( ou accompagnant ) pour couvrir les frais de restauration et d’hôtellerie sur la base de 6 nuitées en chambre double dans des établissements de bon confort ( 2 ou 3 étoiles en fonction des disponibilités )

-         Le retour sur PAU le dimanche soir pourra se faire soit en voiture, soit en fourgon accompagnateur soit par le train mais dans ce dernier cas, les frais de billet SNCF seront mutualisés pour l’ensemble des voyageurs et seront donc largement inférieurs au prix du billet individuel ( 100€ )

-         Transport des bagages, retour des vélos et organisation des pique-niques du midi :Grâce à notre partenaire ( la Sté GROUPAMA ) il semble possible d’envisager la location d’un fourgon accompagnant conduit par un bénévole ( restant à déterminer…) – Dautres solutions peuvent être éventuellement envisagées…

-         Déjeuner rapide du Midi : Le ou les accompagnants bénévoles devront se charger de l’organisation du pique-nique durant l’étape du jour ; Faire les courses en matinée et mettre en place un lieu de restauration commun. ( aire de repos, halle couverte etc…)

-         Organisation des étapes : Les cyclos participants pourront rouler en deux groupes distincts, le groupe ayant vocation à rouler un peu plus vite pouvant partir une ½ heure plus tard le matin afin de pouvoir déjeuner le midi en compagnie du second groupe sans être obligé d’effectuer un arrêt trop long. La plus longue partie de l’étape se fera en matinée ( départ à 8h00 ) avec une pause de 20’ vers 10h30 et un arrêt d’une heure vers 13h ( Sujet à affiner avec les cyclos au jour le jour )

-         Inscription et règlement : L’inscription officielle devra être effectuée au plus tard le 15/02 avec dépôt d’un premier chèque de 150 € à l’ordre du CCPL afin de pouvoir commencer la réservation des chambres d’hôtel ( très demandées à cette période de l’année en région touristique ) – Ce premier chèque ne sera mis à l’encaissement que début Mars 2013. – Prévoir un second versement égal pour le 30 Juin et le dernier chèque pour le 31 Août soit juste avant le départ.

-         Propositions diverses : Toutes les idées ( subvention ou autres…) permettant de limiter les frais personnels de chacun des participants seront les bienvenues…

Nota : En cas de participation insuffisante ( moins de huit cyclos ) la randonnée sera purement et simplement annulée et les chèques d’acompte rendus évidemment aux premiers inscrits.